예약금 납부 후 취소 상담의 인정 조건
예약금 납부 뒤 수술을 취소한 상담은 입금 발생 기록을 남기되, 대행사 평가에는 취소 사실을 반영하는 기준을 제안합니다. 성과 인정 여부와 이미 보고한 실적의 정정 방식은 병원과 대행사가 미리 약정해야 합니다. 예약금이 입금됐다는 사실만으로 취소 이후에도 같은 평가를 유지한다고 단정하지 않습니다.
계약을 선택할 때는 대행사가 어떤 상태를 성과로 약속하는지부터 읽어야 합니다. 예약금 납부 자체를 평가하는 계약인지, 납부 이후의 취소 여부까지 반영하는 계약인지에 따라 같은 상담의 인정 결과가 달라질 수 있습니다. 병원 실장은 성과의 명칭보다 인정 조건과 예외 문장을 대조하고, 취소에 관한 문장이 없으면 계약 전에 보완을 요청합니다.
| 취소 확인 상태 | 계약상 성과 인정 조건 | 판단에 필요한 자료 |
|---|---|---|
| 예약금 납부 후 취소 확정 | 취소 건 제외 조항의 적용 여부 판단 | 납부 기록, 취소 확정 기록, 해당 약정 |
| 취소 요청 접수 후 처리 중 | 평가 보류 조건의 적용 여부 판단 | 요청 접수일, 현재 처리 상태 |
| 취소 여부에 관한 기록 불일치 | 불일치 해소 전 인정 확정 유보 | 상담 기록, 수술 일정 기록, 병원 승인 내역 |
| 실적 보고 후 취소 확정 | 보고 이후 정정 조항의 적용 여부 판단 | 기존 보고본, 취소 확정일, 정정 대상 항목 |
표의 처리 방향은 병원이 평가 약정을 만들 때 사용할 수 있는 제안입니다. 병원과 대행사는 취소 요청을 받은 상태와 취소가 확정된 상태를 어떤 자료로 가릴지 정합니다. 기존 계약을 평가할 때도 새 기준을 곧바로 소급 적용하기보다, 당시 합의한 문구와 변경 합의의 적용 범위를 먼저 판단합니다.
플랫폼 전환과 계약상 실적의 차이
네이버 검색광고 안내는 전환 추적을 광고와 관련된 전환 지표를 수집하는 기능으로 설명하며, 예약 완료와 신청 완료 등을 보고되는 전환 유형에 포함합니다. 구글 광고 고객센터는 전환 액션을 사업에 가치가 있는 고객 활동으로 설명합니다. 이 설명만으로 예약금 납부 후 취소한 상담을 대행사 성과에 포함할지 결정할 수는 없습니다.
광고 보고서의 전환은 어떤 활동이 측정됐는지를 판단하는 자료로 사용합니다. 취소 상담의 계약상 인정 여부는 병원 기록과 약정에 따라 별도로 결정해야 합니다. 대행사가 전환수를 근거로 성과 유지를 요구하면, 병원 담당자는 해당 전환이 나타내는 활동과 계약에서 약속한 성과가 같은지 설명을 요청합니다.
수술 취소가 플랫폼 실적에서 자동으로 차감된다고 전제해서도 안 됩니다. 병원 평가표를 정정하는 업무와 광고 측정 자료를 변경하는 업무는 담당과 처리 범위가 다를 수 있습니다. 업체 제안서에는 취소 사실을 받은 뒤 어떤 보고 항목을 수정하는지까지 기재하도록 요청합니다.
약정부터 정정 승인까지의 처리 순서
병원 실장은 계약상 인정 조건을 먼저 정리하고, 상담 담당자에게 취소 상태를 뒷받침할 자료를 요청합니다. 대행사에는 병원의 판단에 필요한 항목만 전달하고, 보고서 정정안을 제출하도록 업무를 지정합니다. 담당자 사이의 전달이 늦어질 때 평가를 확정할지 보류할지도 함께 정해야 합니다.
- 병원 계약 담당자는 성과 정의, 취소 예외, 보고 마감 이후 처리 조항을 추려 적용할 문장을 정합니다.
- 상담 담당자는 납부 사실과 취소 확정 여부를 기록하고, 같은 상담을 연결할 내부 관리번호를 기재합니다.
- 대행사 담당자는 해당 건이 반영된 보고 항목과 보고본을 찾아 인정 유지·제외·보류 중 처리안을 제출합니다.
- 병원 승인 담당자는 앞에서 정한 기준에 따라 처리안을 승인하거나 보완을 요청하고, 대행사는 승인 결과를 보고서에 반영합니다.
준비 자료에는 계약 조항, 납부 기록의 식별 정보, 취소 확정 기록, 기존 실적 보고본이 포함됩니다. 취소 사유 전체가 필요하지 않다면 성과 판단에 필요한 상태와 날짜만 전달하도록 자료 범위를 줄입니다. 병원 내부 기록을 외부에 그대로 보내는 방식을 기본 절차로 삼지 않습니다.
보고 항목별 정정 책임과 승인 자료
| 기존 보고 항목 | 취소 반영 처리안 | 확인·승인 담당 |
|---|---|---|
| 예약금 납부 기록 | 발생 이력 유지와 취소 상태 추가 | 병원 수납 담당 |
| 대행사 인정 실적 | 약정에 따른 유지·제외·보류 표시 | 대행사 제안, 병원 평가 담당 승인 |
| 보고서 실적 합계 | 승인된 처리에 따른 재산출 | 대행사 보고 담당 |
| 기존 보고본 | 정정본과 변경 내역 연결 | 병원 보고 승인 담당 |
병원은 취소 사실의 확정 책임을 맡고, 대행사는 그 사실이 반영된 보고서를 작성하는 책임을 맡도록 정할 수 있습니다. 원장이 모든 수정 건을 직접 처리하기 어렵다면 일반 정정의 승인 담당과 이견이 있는 건의 최종 결정 담당을 따로 지정합니다. 담당자 이름만 기재하지 말고 부재 시 업무를 이어받을 직책도 합의합니다.
정정 요청에는 대상 보고본, 내부 관리번호, 변경 전후 상태, 적용 조항, 요청일을 기재합니다. 승인 답변에는 승인 대상과 보완이 필요한 항목을 명확히 남깁니다. 대행사가 수정 파일을 보냈다는 사실만으로 병원이 모든 변경에 동의한 것으로 처리하지 않도록 승인 절차를 약정합니다.
보고 마감 시점에 자료가 완성되지 않은 건은 확정 실적과 섞이지 않게 표시하도록 제안합니다. 병원과 대행사는 보류 건의 재판단 시점과 자료 전달 책임을 함께 정합니다. 보류가 해소되지 않았다는 이유만으로 다음 보고에서 해당 건을 누락하지 않도록 미결 목록을 관리합니다.
취소로 인한 정정과 최초 집계 오류
보고 당시에는 납부 상태가 맞았지만 이후 취소된 건과, 처음부터 잘못 포함한 건은 정정 사유를 다르게 기록해야 합니다. 전자는 상태 변경이고 후자는 최초 집계 오류이므로 보고 품질을 평가할 때 같은 문제로 처리하지 않습니다. 병원 담당자는 취소 확정일과 최초 보고일을 대조해 정정 사유를 기재합니다.
상태 변경 건을 대행사의 최초 보고 오류로 기록하면 당시 자료로 가능한 판단까지 잘못 평가할 수 있습니다. 반대로 최초 보고 전에 취소 사실이 전달됐는데도 실적에 포함했다면, 전달 기록과 보고 반영 과정의 누락을 따져야 합니다. 이때 병원 내부 전달 지연과 대행사의 반영 누락을 분리해 원인을 기록합니다.
정정 이력에는 상태가 달라진 날짜와 담당자가 그 사실을 전달받은 날짜를 따로 남기는 편이 좋습니다. 취소가 확정된 시점만으로 어느 담당자가 늦게 처리했는지 판단할 수 없기 때문입니다. 병원 실장은 전달일을 입증할 수 있는 업무 기록을 기준으로 수정 요청의 접수 여부를 판단합니다.
기존 보고본을 보존하는 정정 기록
정정 보고서는 이전 파일의 합계만 덮어쓰지 않고, 무엇이 왜 달라졌는지 추적할 수 있게 관리합니다. 대행사는 변경 대상 항목과 적용 조항을 정정 내역에 기재하고 병원은 승인 기록을 연결합니다. 과거 보고본을 받은 사람이 수정된 결과를 알 수 있도록 재전달 대상도 지정합니다.
이미 평가 회의에 사용한 보고서라면 파일 교체만으로 처리를 끝내지 않습니다. 병원 평가 담당자는 회의 자료에 반영된 판단 중 수정이 필요한 항목을 찾아 정정 사실을 알립니다. 인정 실적을 유지하기로 승인한 경우에도 취소 상태를 삭제하지 않고, 유지 근거를 기록해야 이후 보고에서 다시 해석하는 일을 줄일 수 있습니다.
예약일 변경과 취소 상태의 혼동
수술 예정일이 변경됐다는 기록만으로 취소 건으로 처리하지 않도록 상태의 의미를 정해야 합니다. 일정 변경, 취소 요청 접수, 취소 확정을 상담 담당자가 같은 표현으로 기록하면 대행사가 잘못된 정정안을 제출할 수 있습니다. 병원 실장은 내부에서 사용하는 상태명과 그 상태를 입력할 수 있는 담당을 정리합니다.
환자의 말에 대한 추정이나 일정표의 빈칸을 취소 확정 근거로 사용하지 않도록 합니다. 기록이 모호하면 상담 담당자가 병원 내부 절차에 따라 현재 상태를 확정하고, 대행사는 그 결과를 받은 뒤 평가 처리를 진행합니다. 보고 마감이 임박했더라도 편의상 취소로 분류하는 방식을 허용하지 않도록 업무 기준에 기재합니다.
자주 묻는 질문
기존 계약에 취소 조항이 없으면 어떻게 합니까?
취소 건을 모두 포함하거나 제외하는 해석을 일방적으로 적용하기보다, 기존 성과 정의를 근거로 양측의 해석을 서면으로 교환합니다. 합의가 어려운 건은 쟁점과 판단 유보 사유를 남기고, 향후 적용할 보완 약정은 기존 미결 건의 처리와 별도로 협의합니다. 계약 해석에 법적 판단이 필요하면 별도 자문 범위로 넘깁니다.
대행사가 취소 기록 전달을 거부하면 어떻게 합니까?
거부 대상이 자료 수신인지, 보고서 수정 업무인지부터 명확히 묻습니다. 자료 형식이나 업무 범위 때문에 수신하지 않는다면 필요한 항목과 전달 방식을 협의할 수 있습니다. 계약상 맡은 보고 의무까지 이행하지 않겠다는 답변이라면 병원 계약 담당자가 이행 요청과 업체 평가를 별도로 진행합니다.
취소 사유까지 대행사 평가에 반영해야 합니까?
취소 건의 인정 여부를 정하는 데 사유 분류가 꼭 필요한지부터 결정합니다. 사유별 평가를 추가하려면 병원이 입증할 수 있는 범위와 판단 불가 항목을 합의해야 합니다. 환자의 설명만으로 광고나 상담 담당자의 책임을 확정하는 방식은 피합니다.
병원이 수술 진행을 중단한 건도 같은 기준입니까?
환자가 취소한 경우와 병원 결정으로 진행하지 않은 경우를 같은 조건으로 평가할지는 별도로 합의해야 합니다. 대행사가 통제할 수 있는 업무와 병원이 결정하는 업무가 다르기 때문입니다. 진료 판단의 내용이나 적정성을 대행사 평가를 위해 해석하도록 요청하지 않습니다.
계약 종료 후 들어온 취소 통지는 누가 처리합니까?
종료 이후 보고 정정 업무를 맡길지, 병원이 내부 평가표만 관리할지 종료 합의에서 정합니다. 대행사의 후속 처리가 필요하다면 자료 전달 창구와 응답 범위, 수정본 수령 방식을 명시합니다. 종료 전에 정정되지 않은 건은 인계 목록에 남겨 담당 공백을 방지합니다.