사람 단위와 수술 단위의 집계 약정
한 사람이 눈·코 상담을 여러 경로로 신청하면 상담 대상 인원과 수술별 문의 건수를 구분해 집계하는 방식을 제안합니다. 같은 수술의 반복 신청과 다른 수술의 추가 문의를 어떻게 반영할지는 병원과 대행사가 집계 약정으로 정합니다.
계약서에 ‘상담 문의’만 기재하면 병원은 상담할 사람을, 대행사는 접수된 신청을 기준으로 합계를 낼 수 있습니다. 계약 담당자는 보고서에 들어갈 항목마다 무엇을 세는지 문장으로 명시합니다. 상담 대상 인원은 사람을 세고, 수술별 문의는 그 사람이 상담을 요청한 수술을 기준으로 세도록 정할 수 있습니다.
동일인이라는 판단이 끝난 기록을 대상으로 한다면, 눈과 코를 함께 문의한 사람은 전체 인원에 중복 반영하지 않으면서 눈 문의와 코 문의에 각각 반영할 수 있습니다. 그러면 수술별 문의를 더한 합계와 상담 대상 인원이 달라집니다. 이 차이를 오류로 처리하기 전에 각 합계의 집계 단위가 같은지부터 대조합니다.
| 문의 상황 | 상담 대상 인원 반영안 | 수술별 문의 반영안 |
|---|---|---|
| 눈과 코를 함께 신청 | 동일인을 중복 반영하지 않음 | 눈 문의와 코 문의에 각각 반영 |
| 경로를 변경해 눈 상담 재신청 | 기존 대상 인원 유지 | 약정 범위의 반복 신청은 추가 제외 |
| 눈 상담 신청 후 코 상담 추가 | 기존 대상 인원 유지 | 코 문의를 추가 반영 |
| 기존 희망 수술을 철회하고 변경 | 기존 대상 인원 유지 | 접수 이력과 최종 희망 중 약정 기준 적용 |
표는 병원 내부 집계를 위한 반영안이며 광고 플랫폼의 공식 처리 규칙이 아닙니다. 특히 수술 변경은 기존 문의 이력을 세는 보고서인지, 마감 시점의 상담 수요를 세는 보고서인지에 따라 처리 결과가 달라집니다. 병원은 보고 목적을 선택하고 대행사는 해당 목적에 맞는 열 이름을 사용합니다.
광고 지표와 내부 문의 합계의 차이
구글 애널리틱스는 양식 제출이나 정보 요청을 측정할 추천 이벤트로 generate_lead를 안내합니다. 네이버 검색광고는 전환 유형별 발생 건수를 합한 지표를 전환수로 설명합니다. 병원은 이 지표를 전달받을 때 내부 상담 대상 인원과 같은 의미인지 별도로 판단해야 합니다.
이벤트나 전환이라는 이름만으로 사람별·수술별 중복 처리가 끝났다고 인정하지 않습니다. 대행사는 플랫폼에서 가져온 지표와 병원 약정에 따라 산출한 문의 합계의 출처를 각각 기재합니다. 병원 실장은 서로 다른 단위의 값을 같은 ‘전체 문의’ 열에 혼합하지 않도록 보고서 양식을 승인합니다.
집계 기준을 확정하는 업무 순서
병원 실장은 현재 보고서와 계약서의 문의 정의를 준비하고, 대행사는 합계 산출에 사용한 항목 설명을 준비합니다. 상담 책임자는 기록에 남기는 수술명과 변경 사유의 표현을 정리합니다. 개인을 식별하는 구체적인 방법을 논의하기 전에 집계 항목의 뜻부터 합의합니다.
- 병원과 대행사가 상담 대상 인원, 수술별 문의, 접수 이력 중 보고할 항목을 선택하고 각 항목의 집계 범위와 마감 기준을 명시합니다.
- 상담 책임자가 같은 수술의 반복 신청, 다른 수술의 추가 요청, 기존 수술의 철회를 서로 다른 처리 사유로 정리합니다.
- 대행사가 약정에 맞게 보고서 합계를 산출하고, 병원 승인 담당자가 정정 요청에 필요한 자료와 수정 반영 시점을 확정합니다.
반복 신청을 제외할 범위는 보고 대상 기간과 함께 정해야 합니다. 기간 안에서만 중복을 처리할지, 이전 기간의 문의까지 연결해 처리할지에 따라 새로 반영되는 대상이 달라지기 때문입니다. 계약 담당자는 ‘기존 문의 제외’처럼 범위가 생략된 표현을 고칩니다.
| 집계 약정 항목 | 병원·대행사 합의 내용 | 불일치 시 확인 자료 |
|---|---|---|
| 집계 단위와 범위 | 사람·수술별 항목의 정의와 보고 대상 기간 | 항목 정의서와 보고서 적용 기간 |
| 복수 수술 반영 | 동시 요청과 추가 요청의 반영 시점 | 수술별 요청 내용과 접수 시점 기록 |
| 반복 신청 제외 | 동일 수술 반복으로 처리할 범위 | 반복 판정 사유와 처리 내역 |
| 마감 후 정정 | 승인 담당자와 수정본 배포 절차 | 정정 요청서와 승인 이력 |
정정 근거와 승인 내역의 연결
정정 요청에는 달라지는 보고 항목과 변경 사유, 적용할 보고 기간을 기재합니다. 대행사는 기존 값과 수정 값을 함께 남기고 어떤 약정 문장을 적용했는지 연결합니다. 병원 승인 담당자는 요청 내용을 승인하거나 보완할 자료를 지정합니다.
상담 기록의 표현이 달라졌다고 이전 합계를 바로 덮어쓰지 않습니다. 기록 오류를 바로잡는 요청인지, 집계 규칙 자체를 변경하는 요청인지 먼저 가립니다. 전자는 해당 보고서의 정정으로 처리하고, 후자는 새 기준의 적용 시작점과 과거 보고서 재산출 여부를 별도로 합의합니다.
수정본을 배포할 때는 적용한 기준의 버전과 수정한 보고 기간을 함께 표시합니다. 병원 내부 회의 자료에도 이전 합계가 남아 있다면 담당 부서에 교체 대상 자료를 알립니다. 대행사는 수정 파일 전달만으로 업무를 끝내지 않고 병원이 승인한 합계와 배포본이 일치하는지 대조합니다.
수술별 합계를 전체 인원으로 표시하는 오류
수술별 문의를 더한 값을 ‘전체 상담 인원’으로 표시하면 같은 사람의 복수 수술 요청이 인원 증가로 해석될 수 있습니다. 보고서에는 사람 단위 합계와 수술별 합계를 서로 다른 이름으로 표시합니다. 합계 옆에는 복수 수술 요청이 함께 반영되는지 짧게 설명합니다.
채널별 인원을 합산할 때도 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 각 채널 안에서 중복을 제외했더라도 채널 간 반복 신청까지 처리했다는 뜻은 아닙니다. 대행사는 채널별 합산값과 전체 사람 단위 집계값을 각각 산출했는지 밝히고, 단순 합산값에는 그 사실을 표시합니다.
보고서 수령자는 합계가 같아야 한다는 전제보다 항목 사이의 계산 관계를 요청해야 합니다. 대행사는 어떤 항목을 더했는지, 어떤 반복 신청을 제외했는지, 어떤 값은 직접 더할 수 없는지 설명합니다. 합계 차이의 이유를 설명할 수 없다면 숫자를 임의 조정하지 않고 산출 과정을 재검토합니다.
추가 요청과 기존 요청 변경의 판단
새 수술명이 기록됐다는 이유만으로 모두 추가 문의로 처리하지 않습니다. 기존 수술 상담을 유지하면서 다른 수술도 요청했는지, 기존 요청을 철회하고 상담 대상을 변경했는지가 판단 기준입니다. 상담 책임자는 요청 취지가 기록에 드러나도록 표현을 정리합니다.
접수 이력을 세기로 했다면 이후 철회됐다는 이유만으로 과거 요청이 사라지는 것은 아닙니다. 반대로 마감 시점의 희망 수술을 집계한다면 변경 내용을 반영해야 합니다. 대행사는 앞에서 정한 기준에 따라 처리하고, 두 목적의 자료가 모두 필요하면 열을 분리합니다.
변경 취지가 불명확한 기록은 담당자의 추측으로 추가 요청이나 철회로 확정하지 않습니다. 상담 책임자가 처리 사유를 보완한 뒤 집계 담당자가 반영합니다. 해석이 달라진 항목은 정정 내역에 남겨 이후 같은 표현을 일관되게 처리합니다.
수술명 표기 차이와 집계 범위
같은 수술을 서로 다른 이름으로 기재한 기록은 별도 수술의 추가 요청으로 오인될 수 있습니다. 병원은 보고서에 사용할 수술명 목록을 정하고, 대행사는 접수 기록의 표현과 보고 항목의 대응 관계를 문서화합니다. 표현이 비슷하다는 이유만으로 서로 다른 요청을 임의로 합치지는 않습니다.
목록을 세분화할 때는 기존 항목을 어느 새 항목으로 옮길 수 있는지 근거가 필요합니다. 접수 기록만으로 세부 항목을 결정할 수 없다면 담당자가 추정해 배분하지 않습니다. 병원과 대행사는 수술명 목록의 변경일을 남기고, 변경 전후 보고서의 항목 범위가 달라졌다는 사실을 표시합니다.
자주 묻는 질문
취소 후 같은 수술 상담을 다시 신청하면 새 문의입니까?
취소 후 재신청을 새 문의로 인정할지는 약정에 별도로 명시하는 것이 좋습니다. 단순 반복 신청과 상담 요청을 철회했다가 다시 시작한 경우를 같은 조건으로 처리할지 정하고, 재신청이라는 사유를 기록합니다.
접수 경로를 정정하면 수술별 문의 실적도 이동해야 합니까?
접수 경로의 오류 정정과 수술별 문의 반영은 별개로 처리합니다. 경로별 보고 항목에 변경이 필요한지 먼저 결정하고, 수술 요청 자체가 달라지지 않았다면 수술별 집계까지 함께 변경할 이유가 있는지 근거를 요청합니다.
대행사 교체 시 이전 문의를 모두 신규로 처리해도 됩니까?
업체가 교체됐다는 사정만으로 문의를 모두 신규로 처리하는 방식은 피하는 것이 좋습니다. 병원은 교체 전후의 보고 범위가 이어지는지 결정하고, 이전 기록을 활용할 수 없는 범위가 있다면 신규라는 이름 대신 집계의 한계를 명시합니다.
집계 기준은 계약서 본문에 모두 기재해야 합니까?
계약서 본문 외에 별도 합의서나 부속 문서로 상세 기준을 정리하는 방식도 검토할 수 있습니다. 본문에서 적용할 문서를 명확히 지정하고, 병원과 대행사가 같은 버전을 승인했다는 기록을 남깁니다. 문서가 서로 다른 내용을 담고 있다면 우선 적용할 기준도 정합니다.
외부 보고서에 반복 신청의 상세 내역까지 넣어야 합니까?
보고서를 받는 사람의 업무에 필요한 수준으로 상세도를 정하는 것이 좋습니다. 경영 보고에는 정정 사유별 요약을 사용하고, 개별 처리 근거는 접근 범위를 정한 내부 자료로 관리하는 방식을 검토합니다. 상세 기록을 보고서에 옮기는 일과 합계의 근거를 보관하는 일은 별도로 설계합니다.