계약에 명시할 결정권과 실행 책임
| 약정 항목 | 병원 결정·승인 책임 | 에이전시 실행 책임 |
|---|---|---|
| 수술 견적의 기준 금액 | 수술 항목과 원화 금액 확정 | 승인 금액을 환산 작업에 반영 |
| 환율 출처와 적용 시점 | 사용할 기준과 시점 승인 | 승인 조건에 따라 계산 |
| 수정 견적의 발송 | 변경 내용과 발송본 승인 | 대상 환자에게 수정본 재발송 |
| 이전 견적의 처리 | 유지·대체 여부와 예외 처리 결정 | 이전 파일의 재사용 방지 및 전달 이력 정리 |
환율 출처만 정해서는 적용 금액을 확정하기 어렵습니다. 같은 출처를 사용하더라도 견적 작성 시점과 병원 승인 시점이 다를 수 있으므로, 어느 업무 시점의 환율을 사용할지 함께 합의합니다. 승인 후 발송이 지연될 때 기존 승인을 유지할지 다시 요청할지도 병원이 결정합니다.
환산 과정에서 금액의 끝자리를 처리하는 방식도 담당자 재량에 맡기지 않습니다. 병원은 사용할 계산 방식을 승인하고, 에이전시는 그 방식에서 벗어난 조정이 필요하면 별도 승인을 요청하도록 합니다. 특정 출처나 적용 시점을 모든 병원에 공통인 의무로 정하는 제안은 아닙니다.
광고 안내와 견적 운영 약정의 범위
온라인 외국인환자유치 의료광고 가이드라인은 의료기관과 유치업자가 온라인 광고에서 유의할 위반 유형을 안내합니다. 이 안내로 병원과 에이전시 사이의 외화 견적 갱신 담당이나 적용 환율을 정할 수는 없습니다. 환산·승인·전달의 책임은 병원의 실제 상담 업무를 기준으로 협의할 운영 항목입니다.
계약 협의에서는 외화 견적 업무를 맡는다는 표현이 어디까지를 뜻하는지 먼저 확정합니다. 수술비 결정권까지 위임하는 것으로 해석될 여지가 있다면 담당 업무와 승인 대상을 고쳐 기재합니다. 환차손 부담이나 약정의 법적 효력에 관한 판단은 이 업무 분담과 별도로 다룹니다.
합의 순서와 담당자 준비 자료
담당자는 기존 계약서의 견적 관련 조항, 병원이 승인한 수술비 자료, 현재 사용하는 외화 견적 파일을 준비합니다. 환율을 얻는 출처와 실제 발송 경로도 함께 정리하되, 계약 협의에 필요하지 않은 환자 개인정보는 자료에서 제외합니다. 문서에 기재된 역할과 실제 업무가 다른 부분을 협의 안건으로 올립니다.
- 병원 책임자가 환산 기준과 적용 시점을 결정하고 에이전시가 수행할 계산 범위를 합의합니다.
- 환율 변동과 수술 견적 변경을 각각 누가 알리고, 누가 수정 요청을 접수할지 지정합니다.
- 병원 승인 담당자와 에이전시 재발송 담당자를 정하고 담당자 부재 시 대체 경로를 연결합니다.
- 이전 견적의 처리 결정부터 수정본 전달 완료까지 남길 기록과 업무 종료 조건을 합의합니다.
준비 자료에는 현재의 승인 요청 방식과 전달 이력도 포함합니다. 병원 실장은 견적 승인 권한이 있는 사람을 지정하고, 에이전시 책임자는 실제 계산·발송 담당자를 명시합니다. 계약 상대방의 대표자 이름만으로 실무 담당자 지정을 대신하지 않습니다.
갱신 사유별 요청과 완료 조건
| 갱신이 필요한 상황 | 요청·승인·전달 담당 | 완료 확인과 누락 시 인계 |
|---|---|---|
| 합의한 환율 갱신 조건 충족 | 에이전시가 요청하고 병원이 승인한 뒤 에이전시가 전달 | 수정본 발송 이력 기재, 미처리 건은 병원 책임자에게 인계 |
| 수술 항목이나 원화 금액 변경 | 병원이 변경을 통지하고 환산 결과를 승인한 뒤 에이전시가 전달 | 변경 대상과 발송 대상을 대조, 누락 대상 보고 |
| 계산 오류 또는 잘못된 파일 발송 | 발견자가 보고하고 병원이 정정본을 승인한 뒤 에이전시가 전달 | 잘못 전달된 범위 기록, 처리되지 않은 건 인계 |
| 승인 또는 발송 담당자 부재 | 지정된 대체 담당자가 해당 업무 수행 | 대체 처리가 불가능하면 병원 지정 창구로 인계 |
환율 변동을 알게 된 사람이 있다는 것과 갱신 요청이 접수됐다는 것은 다릅니다. 요청 담당자는 변경 사유와 처리 대상을 승인 담당자에게 전달하고, 승인 담당자는 진행 여부를 회신하도록 정합니다. 답변이 지연될 때 사용할 연락 경로도 담당자 사이의 구두 약속으로 끝내지 않습니다.
재발송 업무의 완료는 파일 수정만으로 처리하지 않습니다. 에이전시는 승인받은 파일과 실제 발송한 파일이 같은지 대조하고, 발송 대상·시점·경로를 병원에 보고합니다. 병원은 전송 실패나 발송 누락처럼 처리가 남은 건을 인계받을 담당자를 지정합니다.
계약에는 양측의 처리 기한을 협의해 기재하되 모든 상황에 같은 기한을 적용할 필요는 없습니다. 병원은 변경 사유와 환자 상담 진행 상태에 따라 우선 처리할 대상을 결정합니다. 에이전시가 기한을 지키기 어렵다고 판단하면 지연 사유와 미처리 대상을 병원에 보고하도록 합니다.
이전 견적의 잔존과 대체 처리
수정 견적을 보냈더라도 환자가 보관한 이전 파일까지 사라지지는 않습니다. 병원은 이전 견적을 유지할지, 수정본으로 대체할지 결정하고 에이전시는 그 결정에 맞춰 후속 전달을 수행해야 합니다. 내부 파일을 삭제했다는 사실을 이전 견적 처리가 끝났다는 근거로 삼지 않습니다.
이전 견적은 처리 이력을 설명하는 자료와 다시 발송할 수 있는 자료로 용도를 나눕니다. 에이전시는 발송용 파일을 관리하는 위치에서 이전 견적이 다시 선택되지 않도록 정비하고, 병원은 과거 전달 내역을 추적할 수 있는 기록을 확보합니다. 보관할 자료의 범위와 접근 권한은 해당 업무에 필요한 수준으로 정합니다.
이미 상담이 진행 중인 환자에게 새 금액을 적용할지는 에이전시가 환율 차이만으로 결정하지 않습니다. 병원이 해당 견적의 진행 상태를 확인한 뒤 적용 여부를 판단하도록 예외 처리 경로를 마련합니다. 이때 담당자는 과거 금액과 수정 금액 중 어느 쪽으로 상담을 이어갈지 결정받고 후속 업무를 수행합니다.
승인 대기와 인계 완료의 구별
승인 요청을 보낸 상태와 병원이 업무를 인계받은 상태는 다르게 관리합니다. 에이전시가 요청 메시지만 남기고 종료하면 병원은 어떤 환자에게 어떤 처리가 남았는지 알기 어렵습니다. 인계 자료에는 미승인 견적, 아직 보내지 않은 수정본, 전달 실패 건을 처리 상태별로 기재합니다.
병원 책임자는 인계 내용을 접수한 뒤 직접 처리할 업무와 에이전시에 돌려보낼 업무를 지정합니다. 승인 담당자 부재가 원인이면 대체 승인권자를 연결하고, 환산 자료 부족이 원인이면 필요한 자료를 요청합니다. 에이전시는 인계 이후 추가 발송을 해도 되는지 병원의 지시를 받아야 합니다.
인계 완료 조건은 메시지를 보냈다는 사실보다 다음 담당자가 미처리 업무를 이어갈 수 있는지로 정합니다. 담당자가 변경될 때는 진행 중인 건의 승인 상태와 다음 행동까지 전달하도록 약정합니다. 인계받는 사람이 정해지지 않았다면 에이전시 책임자가 병원 지정 창구에 그 상태를 보고합니다.
승인본과 환자 발송본의 금액 불일치
계산이 맞아도 승인 이후 파일을 편집하는 과정에서 금액이 달라질 수 있습니다. 에이전시가 외국어 파일이나 별도 발송 양식으로 옮기는 업무를 맡는다면, 옮긴 결과의 금액 대조도 실행 책임에 포함합니다. 병원의 승인은 계산 자료에만 있고 환자에게 보낼 파일에는 없는 상태인지 가려야 합니다.
표시 통화가 변경되거나 금액을 다시 입력했다면 단순한 디자인 수정으로 처리하지 않습니다. 담당자는 변경된 파일을 승인 대상으로 돌리고, 병원은 금액에 영향을 주지 않는 편집을 어디까지 허용할지 정합니다. 최종 발송 파일을 식별할 수 있는 상태로 보관해야 이후 이견이 생겼을 때 계산 오류와 파일 편집 오류를 따로 조사할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
여러 통화로 견적을 보내면 계약도 따로 작성해야 합니까?
통화마다 계약서를 따로 작성하는 방식만 가능한 것은 아닙니다. 하나의 계약에서도 통화별 적용 조건과 담당 업무를 식별할 수 있도록 정리할 수 있습니다. 새 통화를 추가할 때 기존 조건을 그대로 사용할 수 있는지 병원이 결정하고, 합의되지 않은 통화로 에이전시가 임의 환산하지 않도록 합니다.
자동 환산 도구를 사용하면 계산 담당을 생략해도 됩니까?
도구를 사용하더라도 입력값과 계산 결과를 관리할 담당자는 필요합니다. 병원은 도구 사용을 허용할 범위를 정하고, 에이전시는 입력한 수술비·통화·환율이 승인 조건과 일치하는지 대조합니다. 도구 오류나 접속 장애가 발생했을 때 사용할 대체 작업 방식도 협의합니다.
외화 견적 금액을 결제 금액으로 바로 사용해도 됩니까?
견적 환산 약정만으로 실제 결제 금액의 결정 방식까지 확정됐다고 판단하지 않습니다. 병원은 견적 발송 업무와 결제 단계의 금액 확정 업무를 따로 검토해야 합니다. 견적 담당자가 결제 조건까지 설명해야 한다면 그 업무의 승인권자와 전달 범위를 추가로 합의합니다.
에이전시가 환산 업무를 외부 업체에 맡겨도 됩니까?
외부 업체가 참여할 수 있는지 계약에서 먼저 정하는 편이 좋습니다. 허용한다면 맡길 업무, 전달 자료, 외부 업체의 오류를 병원에 보고할 책임자를 명시합니다. 병원이 여러 업체에 각각 진행 상황을 요청해야 하는 구조가 되지 않도록 에이전시의 보고 책임을 유지할지 협의합니다.
계약 종료 뒤에도 견적 수정 요청을 맡겨야 합니까?
종료 후 처리 범위는 계약이 끝나기 전에 협의합니다. 종료 시점에 진행 중인 상담을 병원이 이어받을지, 에이전시가 남은 수정 업무까지 수행할지 정하고 필요한 자료와 접근 권한을 인계합니다. 종료 뒤 새로 발생한 요청과 종료 전에 접수된 미처리 요청을 따로 정리하면 후속 업무를 배분하기 수월합니다.